Im Maschinen- und Anlagenbau verbringt der Einkauf rund zwei Drittel seiner Arbeit mit

operativen Tätigkeiten, wie das Abtippen eingehender Dokumente in das ERP-System,

der Vergleich zwischen Soll und Ist, das Überprüfen von Abweichungen und Klärungen mit

Lieferanten. Ungefähr 30 Prozent der Zeit entfallen im Einkauf auf Terminverfolgung und

lediglich fünf Prozent der Arbeitszeit verbleiben für den strategischen Einkauf. Viele andere

Aufgaben kommen dadurch zu kurz.

Das größte Hindernis auf dem Weg zu einer effizienten Einkaufsabwicklung sind für viele

Unternehmen die Medienbrüche zwischen den Unternehmen: Die Daten sind zwar im

ERP-System des Kunden vorhanden, werden jedoch mittels Fax oder Mail übertragen und

müssen erneut in das ERP-System des Lieferanten eingegeben werden. Wer hier Zeit

sparen will, muss EDI einsetzen - wie es manche Unternehmen schon heute tun.

Die operativen Aufgaben lassen sich durch elektronische Kommunikation effizienter

bewältigen. Das Abtippen ist schließlich nicht die Kernkompetenz eines Einkäufers. Pro

Auftragsbestätigung kann man fünf bis zehn Minuten veranschlagen – Zeit, die für das

Unternehmen aber nicht wertschöpfend ist. Ähnliches gilt für die Eingabe von Stammdaten

und das Erstellen von Excel-Tabellen für den Angebotsvergleich.

In jedem Unternehmen ist das Ziel des Einkaufs, die gewünschten Teile rechtzeitig und

preisgünstig für die Produktion bereitzustellen. Die Auslastung des Einkaufs lässt es jedoch

nur bei A-Teilen zu, Verhandlungen zu führen und den Auftragsfortschritt kontinuierlich zu

kontrollieren. Bei B- und C-Teilen wird häufig mit kostenintensiven Sicherheitsbeständen

gearbeitet. Generell sind hohe Bestände daher ein Indiz für Zeitmangel im Einkauf. Arbeitet

der Einkauf effizienter, kann er die Erwartungen an ihn besser erfüllen. Durch EDI kann er

sich mehr auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren.

Aus diesem Grund wurde der Übertragungsstandard „myOpenFactory“ entwickelt, der

nach dem Pareto-Prinzip mit einer möglichst geringen Anzahl von Feldern eine möglichst

große Anzahl von Geschäftsvorgängen abdecken kann. Dazu wurde myOpenFactory von

sämtlichen redundanten Feldern befreit. Bei einer Kommunikation über myOpenFactory

werden die Daten des Absenders zunächst in den myOpenFactory-Standard übertragen.

Für den Empfänger werden die Daten aus dem myOpenFactory-Standard dann wieder

in das jeweils benötigte Datenformat übermittelt. Durch den Zwischenschritt über den

myOpenFactory-Standard erreichen wir die sofortige Kompatibilität aller an der Plattform

angeschlossenen Firmen, so dass neue Geschäftspartner ohne ein aufwendiges EDI-Projekt

angebunden werden können. Man muss sich nur einmal mit der myOpenFactory-Plattform

kompatibel machen und kann sofort alle darauf vertretenen Unternehmen mit einem

geringen Aufwand in Kommunikation mit dem eigenen ERP-System einbinden. Zudem

besteht die Möglichkeit, kleinen Unternehmen, die kein eigenes ERP-System einsetzen, was

gerade aufgrund der Zuliefererstruktur im Maschinen- und Anlagenbau stark zutrifft, ein so

genanntes Cockpit zur Verfügung zu stellen. Mit diesem Web-Portal kann das Unternehmen

vollumfänglich an der elektronischen Kommunikation teilnehmen.

Das Ziel von „myOpenProductNavigator“ ist die Entwicklung einer DIN SPEC für den Produktdatenaustausch zwischen Online- (Kataloge, Konfiguratoren, Shops) und ERPSystemen. Damit soll die Möglichkeit geschaffen werden, den elektronischen Datenaustausch über Online-Kataloge auch für Unternehmen zu erschließen, welche eher mittelstandsgeprägte ERP-Systeme im Einsatz haben. Zudem soll für mittelständische ERPHersteller der erweiterte Zugang zu Internettechnologien ermöglicht werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass allein in Deutschland ca. 150 ERP-Systeme für produzierende Unternehmen im Einsatz sind. Dieser Tatsache wurde bereits im national geförderten BMBFVerbundprojekt „Open Factory“ Rechnung getragen, in dem in Form der DIN PAS 1074 ein Austauschformat für Stamm- und Bewegungsdaten der Auftragsabwicklung erarbeitet wurde.

Diese Spezifikation wird heute bereits in ca. 250 Unternehmen eingesetzt. Die weitere Verbreitung dieses Forschungsergebnisses würde augenscheinlich erheblich durch die Ergänzung eines Austauschformates für die Produktdaten beschleunigen. Im Detail trägt „myOpenProductNavigator“ maßgeblich dazu bei, den Medienbruch zwischen den elektronischen Katalogen und der internen Bestellabwicklung zu überwinden. Die starke Heterogenität des ERP-Marktes bietet gerade klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) des Deutschen Maschinen- und Anlagenbaus erstaunliche Potentiale im Hinblick auf die stark zunehmende Variantenvielfalt, eine auf Ihre Anforderungen angepasste Unternehmenssoftware zu nutzen. 

KMU nutzen zumeist aufgrund ihrer Unternehmensgröße nicht die großen ERP-Systeme sondern eher spezialisierte Branchenlösungen kleinerer ERP-Anbieter. Diese besitzen gerade für den klein- und mittelständischen Maschinenbau keinerlei Standardschnittstellen zu Onlinekatalogsystemen. Durch das Projektergebnis würde zum einen der Wettbewerb entzerrt, da kleinere ERP-Anbieter den entwickelten Standard in Form einer DIN SPEC nutzen könnten, um ihr Produktportfolio auszubauen. Des Weiteren haben die Kunden einen wesentlich besseren Zugang zu Produktdaten von Unternehmen. Das führt dazu, dass auch KMU wesentlich effizienter in ihrer elektronischen Auftragsabwicklung sein können.

Die angestrebte DIN SPEC schafft mehr Transparenz in den Beschaffungsprozessen, da zwischen der Suche, Auswahl und Konfiguration der Produkte sowie Lieferterminabfragen und der eigentlichen Bestellabwicklung keinerlei Informations- und Medienbrüche in der Wertschöpfungskette entstehen. Aufgrund fehlender Lösungen ergibt sich die Notwendigkeit zur Entwicklung eines einheitlichen Datenstandards für Katalogsysteme zum elektronischen Austausch von Produktdaten mit einer unbegrenzten Anzahl von Varianten in herstellerunabhängige ERPSysteme. Durch die standardisierte Übertragung der Produktinformationen werden Erfassungs- und Übertragungsfehler vermieden, wodurch erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden können. Durch einen einheitlichen Datenstandard ergeben sich einerseits für die Anbieter von ERP-Systemen als auch für die Anbieter von Online-Software ein erhebliches Innovationspotenzial: Die erleichterte Nutzung der Produktkataloge dürfte gerade im Maschinen- und Anlagenbau zu deutlichen Wachstumsraten und neuem Innovationspotenzial führen.

Die Unternehmen der Westa-Gruppe sind in den Geschäftsbereichen Schienenfahrzeugbau,

Automobilzulieferer, Sanitär-Großhandel, Projektgeschäft und Maschinenbau weltweit tätig. Westaflex,

mit Hauptsitz in Gütersloh, ist ein klassisches B2B-Unternehmen im Bereich Haustechnik und bietet von

Lüftungs- und Heizungssystemen die komplette Hausausstattung. Was das Unternehmen auszeichnet

ist seine hohe Affinität zu Social Media. Foren, Blogs, YouTube, soziale Netzwerke – Westaflex

kommuniziert auf allen Kanälen.

Für den Wechsel zu Google waren für Geschäftsführer Jan Westerbarkey hauptsächlich

Sicherheitsaspekte ausschlaggebend, wie z. B. die verschlüsselte Kommunikation und die Möglichkeit

zur ferngesteuerten Löschung vertraulicher Daten bei Verlust der Android-basierten Endgeräte.

Aber auch das Teilen von Informationen ist mit Google Apps for Business sicherer geworden. Der

Geschäftsführer erklärt das so: „Man kann den Grad der Vertraulichkeit von Dokumenten genauestens

einstellen: wer welchen Zugriff hat, wer bearbeiten darf – auch für Externe. Das ist entscheidend.“

Neben den Sicherheitsaspekten bietet besonders die Verfügbarkeit der Lösung dem Unternehmen

Vorteile bei der täglichen Arbeit. Mit den Mitarbeitern im Außendienst und externen Mitarbeitern

läuft die Kommunikation ausschließlich über die Cloud. Auch innerhalb des Unternehmens ist

sichergestellt, dass alle mit dem neuesten Datensatz arbeiten. So nutzt Westaflex Google Sites für das

Qualitätsmanagement. „Ich weiß, wie alles zusammenhängt und wie in welcher Abteilung der Stand an Fortschritt

ist. Bei Google sieht man die gesamte Chronik“, erklärt Dr.Westerbarkey. Auch die Zusammenarbeit

mit Handwerkern ist viel einfacher geworden. Diese können vor Ort einfach ein Foto von einem fehlenden

Teil machen und über das Handy direkt an ihren Ansprechpartner bei Westaflex schicken. Dieser bringt

das Teil dann beim Bauherrn vorbei. Darüber hinaus garantiert Westaflex seinen Handwerkern die

Angebotserstellung innerhalb einer Viertelstunde über Handy oder Tablet. Diese Arbeitsweise hat sich

als so effizient und einfach erwiesen, dass Westaflex Handwerkern auf Messen sogar einen kostenlosen

Tablet-PC oder ein kostenloses Smartphone zur ersten Bestellung dazu schenkt. Die Umstellung

auf Google war für Geschäftsführer Dr. Westerbarkey ein voller Erfolg: „Wir haben jetzt wieder Zeit,

uns um andere Projekte zu kümmern. Ohne Google Apps for Business würden wir im Tagesgeschäft

untergehen.“ Aber er sieht auch weiterhin Optimierungsbedarf. Mit den neuen Geräten und den

entsprechenden Apps ist es bereits möglich, dass z. B. Heizung und Lüftung miteinander kommunizieren.

Aber demnächst möchte das Unternehmen alles kombinieren und automatisieren. „Alles mit Google,“ so

Dr. Peter Westerbarkey.

Die Ergebnisse:

• Höhere Datensicherheit und eine einfachere Kommunikation unter Mitarbeitern und mit externen Partnern.

• Nutzung von Android-basierten Endgeräten besonders im Außendienst sowie kostenlose Vergabe von Tablet-PCs und Smartphones an Handwerkern. Umstellung auf Google Docs und Google Sites für die interne und externe Zusammenarbeit.

• Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Reaktionszeiten durch die Echtzeit-Kommunikation mit Mitarbeitern im Außendienst, externen Mitarbeitern und Handwerkern sowie Maximierung der Datensicherheit.

Wenn wir uns darauf einlassen und regelmäßig Zeit in Social Media investieren, dann schlagen wir im Gegenzug etliche Fliegen mit einer Klappe. Wir sorgen dafür, dass Westaflex menschlicher wirkt. Wir schärfen zudem unser Kompetenzprofil. Und regen den Austausch mit Kunden, Partnern und auch Wettbewerbern an. Wir erhalten dadurch kreative Impulse…. Persönliches Engagement im Social Web macht wirklich Spass. Facebook und LinkedIn sind nicht nur Zeitfresser, sie sind, wenn wir dort ein entsprechendes Netzwerk geknüpft haben, auch lebensbereichernd.

Nachdem unsere kommunikativen Stärken und schwächen auf dem Tisch liegen, kann das Ziel nicht lauten: “Alle Stärken weiter ausbauen, alle Schwächen ausräumen.” Um bei den Chancen für Westaflex anzufangen:

Unser Marke ein Gesicht geben

Als Arbeitgebermarke stärken und leichter hervorragende Kandidaten finden

Kreatives Potential für neuen Produkte und Prozesse schöpfen

Ganz konkrete Marketingziele besser erreichen

Unsere klassische Medienarbeit ergänzen

Agenda Setting betreiben - Themen voranbringen

Personal Branding für Experten im Unternehmen betrieben

Unsere Mitarbeiter motivieren und die interne Kommunikation verbessern

Häufiger denn je wird inzwischen die Messbarkeit des Erfolgs nach der Investition von Zeit und Geld in Social-Media-Aktivitäten diskutiert. Ich habe in der Praxis erlebt, dass vertragsabschlüsse einzig und allein auf Basis vorhergehender Social-Media-Aktivitäten zustande kamen. Dabei kann es gerade nach den ersten Gehversuchen besonders kritisch werden. Der Grund: Wer sich im Social Web allzu erfolgreich bewegt, Tausende Follower hat und Tag für Tag jede Menge Bestätigung aus der Online-Community erhält, der läuft Gefahr abzuheben. Vermeiden lässt sich dies erfahrungsgemäß am besten, wenn die Aktivitäten Bestandteil regelmäßiger Gespräche innerhalb des Unternehmens werden. Gehen Sie auch zu Kongressen und Barcamps.

Es ist ein heikles Thema, mit dem Unternehmen fair und transparent umgehen sollten: Arbeitnehmer, die sich im Web 2.0 als Experten profilieren, erhöhen damit ihren Marktwert. Wer sich kompetent äußert, in Social Networks mit solidem, einzigartigem Wissen zu aktuellen Fachfragen glänzt, der wird für suchende Personaler interessant. Wer in der Kommunikation dennoch sympathisch und bescheiden bleibt, der wird früher oder später als Experte in seinem Fachgebiet gelten und möglicherweise als Referent oder Moderator zu Vortragsveranstaltungen eingeladen oder von Fachmedien zu aktuellen Branchenthemen befragt. Arbeitgeber sollten m.E. nicht versuchen, ihre Mitarbeiter darin zu behindern. Mit dem Personal Branding während der Arbeitszeit und auf Basis der im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses gesammelten Informationen ist das freilich trotzdem stets eine heikle Sache. Schließlich bezahlen Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht, damit sich diese im Internet profilieren und irgendwann das Weite suchen. Dennoch gibt es meines Erachtens keine Alternative dazu, dass bspw. Westaflex sich voll hinter die Aktivitäten und das Expertentum unser Angestellten stellen. Auf der einen Seite, das ist einfach nicht zu leugnen, steigt damit die Gefahr, dass unsere Mitarbeiter abgeworben werden oder sich anderweitig extern orientieren, um ihre Karriere zu verfolgen,. Auf der anderen Seite erhöht Westaflex, wenn es sich an dieser Stelle offen zeigt und seinen Mitarbeitern keine Steine in den Weg legt, die Wahrscheinlichkeit, dass überdurchschnittlich begabte und erfolgreiche Kandidaten auf ihrer Suche nach einer neuen Herausforderung auf uns aufmerksam werden und sich bewerben. Denn wer möchte nicht in einem Unternehmen tätig sein, das souverän wie ein Mentor die Online-Aktivitäten der eigenen Mitarbeiter fördert und anerkennt? Und selbst wenn sich die Wege dann trennen, bleiben Ex-Arbeitgeber und Ex-Mitarbeiter heute sehr viel enger in Kontakt als früher - das soziale Internet macht es möglich.

Social Media und Social Networking sind Dialoge - danke an alle, die ihn mit mir geführt haben und jeden Tag führen!