Weg vom Brief
Seit drei Jahren führt der Wissensmanagementexperte Frank Linnenschmidt, der bei Westaflex und weiteren Kunden mehrere interne Netz- Communitys betreut, ein spannendes Experiment durch. Er versucht weitgehend ohne E-Mail zu leben. Gerade mal 17 E-Mails empfängt er derzeit pro Woche, nachdem er monatelang konsequent alle elektronischen Nachrichten ignoriert hat, die ihm unsinnig erschienen. Als konservativer Maschinenstürmer gilt er dennoch nicht. Im Gegenteil: Viele IT-Experten gehen davon aus, dass er mit seinem Kampf gegen die E-Mail seiner Zeit voraus ist und, dass Unternehmen neue Kommunikationswerkzeuge benötigen. „Viele Leute sind extrem damit beschäftigt, abzuarbeiten, was per Mail aufgelaufen ist“, sagt Jörg Baach, Software-Entwickler aus Bielefeld. „Aus dem Produktivitätswerkzeug E-Mail ist vielerorts ein Zeitfresser geworden.“
Für viele Mitarbeiter im Management ist es nach Angaben von Baach normal, 200 E-Mails pro Tag zu erhalten. Doch nur ein Bruchteil der Nachrichten enthält Informationen, die wichtig für die eigene Arbeit sind. In vielen Unternehmen werden alle möglichen Statusreports oder andere Hinweise grundsätzlich an einen breiten Empfängerkreis versandt – um sich abzusichern, oder einfach aus Gewohnheit. 60 Prozent aller Mails werden Schätzungen zufolge zurzeit nur zur Kenntnisnahme versandt, enthalten also keine Informationen, die ausschließlich für den Empfänger bestimmt sind. Die Folge: Wer im mittleren Management arbeitet, verbringt beispielsweise im Schnitt ein Viertel seiner Arbeitszeit damit, nach Informationen zu suchen.
Nicht nur die Flut der Mails ist ein Problem, sondern auch, wie sie genutzt werden. „Im Laufe der Zeit musste die E-Mail immer mehr Aufgaben übernehmen, für die sie eigentlich gar nicht geeignet ist – etwa das Projektmanagement“, sagt Baach. Die elektronische Nachricht mit ihrer unübersichtlichen Auflistung von Botschaften, Antworten und Rückmeldungen eignet sich jedoch nicht zum interaktiven Austausch unter vielen. „Es kommt häufig vor, dass man sehr viel Zeit damit verbringt, die Konversationen in einer Diskussionsrunde, die per Mail organisiert wurde, nachzuvollziehen und am Ende trotzdem nicht weiß, wer wann über was informiert wurde und was man selbst nun tun soll“, ergänzt Linnenschmidt.
In vielen Unternehmen gibt es aber bereits Alternativen zum E-Mail- Trommelfeuer. Zum Beispiel Instant-Messaging-Systeme mit Präsenzanzeige, die zeigen, ob der Kollege Zeit für einen Dialog hat. „Wenn ich sehe, dass ein Kollege telefoniert oder im Meeting ist, brauche ich ihn nicht anzusprechen“, erkennt man bspw. bei Westaflex.
Collaboration-Werkzeuge wie virtuelle Projekträume sind sinnvoll, um in Gruppen gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. In Firmen-Wikis lässt sich das Wissen über Kunden, Technologien oder Prozesse wie bei der Onlineenzyklopädie Wikipedia von unterschiedlichen Beteiligten zentral zusammentragen und überarbeiten. „Auch Videokonferenzen werden immer intensiver genutzt“, sagt Baach. „Sie sind persönlicher als der Kontakt per Mail oder Telefon.“ Lange fürchteten Systemadministratoren den Trend zur Kommunikation jenseits der Mail, weil Chat- Programme, Messenger-Clients oder Videokonferenzsoftware oft von den Nutzern an der zentralen IT vorbei installiert wurde. Sicherheitsprobleme und ein hoher Supportaufwand waren die Folge. Seit große Businesssoftwareanbieter erkannt haben, dass der Aufbau von Enterprise-2.0 Kommunikationsstrukturen ein lohnendes Geschäft sein kann, gibt es aber Plattformen, mit denen unterschiedlichste Dienste innerhalb sicherer Unternehmensinfrastrukturen betrieben werden können. Die Nachfrage nach diesen Lösungen ist groß.
Neue Unternehmenssoftware wie Yammer oder LinkedIn bieten Funktionen, die an die Vernetzung mit Freunden bei Facebook erinnern. Mit ihnen können Nutzer über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg nach interessanten Menschen suchen, mit denen sie sich austauschen möchten. Dabei bleiben die Daten immer innerhalb der Unternehmensgrenzen sodass, anders als bei Facebook, auch ein vertraulicher Austausch möglich ist.
Vielen dieser Lösungen ist gemein, dass sie einen Paradigmenwechsel bedeuten: Informationen, die man für die Arbeit benötigt, bekommt man nicht mehr ins Postfach geschickt, sondern werden zentral vorgehalten oder erst auf Anfrage übermittelt. „Die Informationsverteilung wird umgedreht“, betont Linnenschmidt. „Man schickt keine Mail mit einem Anhang, sondern informiert den anderen, wo er neue Informationen abrufen kann.“
Die psychologischen Hürden sind dabei oft höher als die technologischen. „Die bloße Bereitstellung von Plattformen, Wikis, Blogs reicht nicht aus“, mahnt Jörg Baach. „Damit Bemühungen nicht im Sande verlaufen, sind für die Mitarbeiter langfristige Motivationsanreize zu schaffen.“ Dies können etwa Bewertungen für hilfreiche Beiträge sein oder hierauf aufbauende Belohnungsstufen, die mit Rängen oder Sternen Einfluss und Status des Nutzers in einer Community ausdrücken.
Bei Westaflex geht man beim Kampf gegen sinnlose E-Mails seit Kurzem noch konsequenter vor. In drei Jahren wollen wir bei der internen Kommunikation komplett von der Mail wegkommen - der Beschluss des Managements zeigt schon erste Erfolge: Seit die Unternehmenspolitik „Schluss mit der E-Mail“ lautet, sind elektronische Postfächer schon sehr viel weniger verstopft als früher.
