Kann ein effektives Service-Angebot einem Industrieunternehmen helfen, seine Marktpositionen auszubauen? Ein Dienstleistungsangebot kann ein Alleinstellungsmerkmal sein, das die Wettbewerber nicht einfach kopieren können. My Open Factory ist eine solche „Killer-Anwendung“ zunächst erprobt als Plattform für Maschinenbauer, Zulieferer und Kunden. Sie standardisiert möglicherweise auch einmal den Austausch von SHK-Produkt- und Lieferdaten.

Die meisten Mittelständler in der Industrie arbeiten bei ihrem Lieferanten- und Kundenmanagement noch immer wie in der digitalen Steinzeit: Benötigt ein Unternehmen ein Vorprodukt, dass zuvor noch nie bestellt wurde, dann recherchiert ein Mitarbeiter die Artikelnummer zunächst über einen Online- oder konventionellen Katalog, gibt sie ins System ein, anschließend produziert die ERP Software ein Fax an den Lieferanten. Dessen Mitarbeiter hackt die darin enthaltenen Infos per Hand ins eigene System. Ist das Gewünschte lieferbar, geht ein Fax mit der Bestätigung und dem voraussichtlichen Liefertermin zurück an den Besteller. Der trägt das – natürlich wieder von Hand – in seinen Produktionsplan ein, der bei kleineren Mittelständlern oft nichts anderes ist als eine schlichte Excel-Tabelle. Diese Umständlichkeit liegt weder an bösem Willen noch an der viel beklagten IT-Rückständigkeit des Mittelstands. „Wir könnten uns Hunderte von Schnittstellen, die für eine automatisierte Kommunikation der Systeme notwendig wären, schlicht nicht leisten“, heißt es vielfach. Oft sind die eigenen Produkte hochkomplex und brauchen viele Vorprodukte. Insgesamt mit 20 000 verschiedenen Zukaufartikeln arbeitet durchschnittlich jedes Produktionswerk. Pro Jahr gibt ein solches Unternehmen rund 33.000 Bestellungen auf. Den Einkauf wickeln Mitarbeiter ab, die ständig an ihre Belastunggrenze stoßen: sie müssen zeitweise mehrere tausend offene Bestellpositionen im Auge behalten und verwalten. Und das betrifft nicht nur den Einkauf; die Verkaufsabteilung kämpft bislang ebenso mit derselben babylonischen Verwirrung.

Den Wettbewerbern geht es nicht anders: 85 Prozent der Unternehmen in der SHK-Branche haben weniger als 250 Mitarbeiter – und fast jedes von ihnen wickelt seine Transaktionen ein wenig anders ab. „My Open Factory“, ist nun eine Plattform, die für einen standardisieren, unkomplizierten Datenaustausch beispielsweise im Maschinenbau sorgt. Mit „EDI“ gibt es zwar bereits seit vielen Jahren ein Format, das erlaubt allerdings nur eine Eins-zu-eins-Kommunikation, eignet sich also nicht für den Austausch von Lieferinformationen zwischen mehreren Partnern.

Ohne Schnittstelle funktioniert auch die Verbindung zu Open Factory nicht, der entscheidende Unterschied zu EDI ist jedoch: Jedes Unternehmen benötigt jetzt genau eine davon, um Daten mit 500 oder 1000 verschiedenen Lieferanten auszutauschen. Außerdem könnten Infos über neue oder geänderte SHK-Artikel über My Open Factory automatisch an alle Beteiligten (Industrie und Handel) überspielt werden. Das bedeutet, dass mühsame Katalogrecherche ebenso entfällt wie die anschließende Aktualisierung und Pflege der eigenen Datenbestände per Hand.

Gefördert und angeschoben wurde das Projekt vom Bundeswirtschaftsministerium, der Kopf hinter der Idee ist Günther Schuh, Professor für Produktionssystematik an der Universität Aachen. Was My Open Factory von anderen Ansätzen zur Sofware-Integration unterscheidet, ist sein wirtschaftlicher Ansatz: Es soll kleinsten Firmen für wenig Geld den Zugang zu dieser Plattform ermöglichen. Möglich wird das, weil hinter Open Factory kein großer Softwarekonzern steckt, der möglichst einen eigenen, andere Wettbewerber verdrängenden Standard schaffen will. „Das entscheidende ist, das unser System keines der vorhandenen Systeme verdrängt, es schließt nur eine Lücke“, sagt Schuh. Betreiber von My Open Factory ist eine Genossenschaft, die Service und die Weiterentwicklung des Systems sicherstellt. Finanzieren wird sich das Ganze über Transaktionsgebühren, deren Höhe mit den Kosten für den Versand eines Faxes vergleichbar sein sollen. Hinzu kommt eine moderate Grundgebühr.

Die Hälfte aller Transaktionen in einigen Jahren über eine My Open Factory Plattform abzuwickeln, dieses Ziel wäre auch in der SHK-Branche erreichbar. Möglich wird das über das sogenannte Cockpit, eine Auftragsabwicklung, durch die auch Firmen an der offenen Fabrik teilnehmen können, die keine Produktplanungssoftware und kein ERP-System betreiben.

SHK-Westaflex: Herr Eichenbrenner, was macht ein „EDI Clearing Center“ – vielleicht ins Verständliche übersetzen? Da wir es im SHK-Handel nicht immer mit englisch kundigen Experten zu tun haben.

Eichbrenner: Ein EDI-Clearing-Center verbindet auf elektronische Weise die verschiedenen Verarbeitungssysteme ihrer Auftraggeber mit denen der jeweiligen Geschäftspartner. Geschäftsdaten wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen usw. werden von dem SHK-Handel in einem beliebig strukturierten Daten-Format angeliefert und erreichen die Partner nach der Konvertierung im EDI-Clearing-Center via EDI, also dem elektronischen Datenaustausch, entweder im EDIFACT-, VDA-, Odette-, XML- oder einem individuellen Inhouse-Format. Dieses gilt auch im umgekehrten Sinne. Soll heißen, die für den Auftraggeber bestimmten Nachrichten werden bspw. von er.com, dem EDI-Clearing-Center der SHK-Branche, angenommen, konvertiert und an ihn weitergeleitet. Oder einfach gesagt ein EDI-Clearing-Center ist eine Datendrehscheibe mit den Funktionen Empfangen, Erkennen, Übersetzen und Verteilen von Daten.

SHK-Westaflex: Was genau ist Ihre Tätigkeit und Aufgabe?

Eichenbrenner: Ich bin Geschäftsführer des er.com EDI-Clearing und mein spezifisches Aufgabengebiet (und meine Leidenschaft) liegt im Bereich der Kundenberatung und Kundenbetreuung. Ich bin der Ansprechpartner für die jeweiligen Geschäftspartner, die ihre Geschäftsdaten schon elektronisch austauschen oder das künftig möchten. Somit bin ich auch das Bindeglied zwischen den unterschiedlichen strukturierten Partnern und den mehr oder weniger reglementierten IT-Systematiken.

SHK-Westaflex: Wissen Sie auch, wie der SHK-Großhandel tickt?

Eichenbrenner: Da ich langjährige praktische Erfahrung in diesem Beruf und den Branchen Lebensmittel- und Bekleidungshandel habe, glaube ich das durchaus. Auch unsere 16-jährige Erfahrung in den Aufgabengebieten Planen, Neuentwicklung, Schulung, Betriebsorganisation, Kundenberatung/-betreuung usw. von einigen Großhandels-ERP-Systemen nützt mir natürlich in meiner jetzigen Funktion.

SHK-Westaflex: Sie waren dadurch lange Zeit Beobachter in verschiedenen Branchen. Welchen Eindruck haben Sie von der Akzeptanz von EDIFACT und EDITEC mitgenommen?

Eichenbrenner: Ich habe einen sehr guten Eindruck mit nach Hause genommen. Mir schien, dass alle Teilnehmer sehr interessiert an dem Geschäftsdatenaustausch auf Basis vom EDIFACT und darin nach dem Subset EDITEC waren. Besonders der SHK-Handel überlegt zur noch deutlicheren Marktdurchdringung Strafgebühren sollte ein Lieferant noch auf herkömmlichem, statt elektronischem Wege kommunizieren.

SHK-Westaflex: Aber es gab durchaus erkennbaren Widerspruch nach dem Motto: Der elektronische Datenaustausch läuft noch nicht rund, weil die Herstellerfirmen nicht alle mitmachen. Wie sehen Sie das?

Eichenbrenner: Ja, das fiel mir auch auf, dass insgesamt die umfangreichen Möglichkeiten und den daraus resultierenden Nutzen von EDIFACT bzw. EDITEC noch nicht optimal umgesetzt werden. Dieses gilt sowohl für die SHK-Lieferanten, wie auch für den SHK-Großhandel und deren Verbände. Wenn der SHK-Handel sich seiner Einkaufsmacht, wie aus der Automobil-, Lebensmittel- oder Holzbranche bekannt, bewußt wäre, wäre sicherlich schon eine europaweite EDI-Durchdringung erreicht.

Wir, als EDI-Clearing-Center, bieten unsere Dienstleistung u.a. dem Bekleidungs- und dem SHK-Großhandel, aber auch der Industrie an, beraten und betreuen beide Seiten. Dadurch sitzen wir zwar ab und an auch zwischen den Stühlen, erhalten aber durch die beiderseitige Dienstleistung einen guten Überblick zu den jeweiligen Anforderungen und können somit auch beide Parteien im gemeinsamen Sinne betreuen.

SHK-Westaflex: Das stellen wir uns jetzt gerade bildhaft vor. Wie geht das?

Eichenbrenner: Ich glaube, dass eine effektive EDI-Nutzung speziell von EDITEC in beiden Bereichen, Großhandel und Industrie, möglich ist. Es braucht hier sicher ein Entgegenkommen, denn praktiziertes EDI basiert auf dem Geben und Nehmen von Informationen, und dafür ist EDITEC von der ARGE Neue Medien das geeignete Werkzeug. Denn EDITEC ist vom Praktiker für den Praktiker geschaffen worden. Ich meine, dass die eigentliche Problematik nicht an EDIFACT bzw. EDITEC liegt, sondern an den nicht ausgeschöpften Möglichkeiten der jeweiligen Backend-Systeme. Die Sender- und Empfänger-ERP-Systeme müssen auch in der Lage sein, Daten abzugeben und aufzunehmen. Was sie auch oft sind.

SHK-Westaflex: Wie weit kann dieser Datenaustausch denn gehen?

Eichenbrenner: Überwiegend wird heute der Geschäftsvorfall Bestellungen vom 3-stufigen SHK-Großhandel an die Industrie verwendet. Die Bestellbestätigung und/oder die Liefermeldung, also zurück von der Industrie an den Großhandel im SHK-Markt, sind leider noch nicht sehr verbreitet, obwohl es dadurch sehr pragmatische Vorteile gibt. Auch die elektronischen Rechnungen, die in unserem EDI-Clearing-Center einen hohen Stellenwert einnehmen, werden insgesamt zu wenig genutzt. Dieses waren nur die vier Grundnachrichtentypen. Eine Ausweitung auf weitere Nachrichtentypen wie Zahlungsavise oder Lagerbestandsberichte ist EDI-technisch auch möglich.

SHK-Westaflex: Warum brauchen die beteiligten Unternehmen eigentlich Dienstleister wie Sie, kann man die Daten nicht direkt ohne Clearingstelle austauschen?

Eichenbrenner: Die beteiligten Unternehmen brauchen nicht unbedingt einen Dienstleister. Jedes Unternehmen kann sich einen eigenen Konverter anschaffen und das EDI-Geschäft damit selbst abwickeln. Trotzdem sollte der Aufwand einer EDI-Einführung nicht unterschätzt werden. Denn ein EDI-System wird nicht einfach gekauft, installiert und der Datenaustausch kann beginnen.

SHK-Westaflex: Sondern? Haben Sie einige Kriterien für unsere Leser?

Eichenbrenner: Jeder Entscheider sollte sich zunächst folgende Fragen stellen: Soll EDI in Eigenregie oder als Outsourcing eingeführt und betrieben werden? Welche Investitionen und Betriebskosten sind für diese Alternativen zu erwarten? Zu den Kosten, die mit der EDI-Einführung entstehen, lassen sich keine pauschalen Angaben machen. Zu unterschiedlich sind Umfang und Art des Einsatzes. Er sollte jedoch mit Kosten für folgende Komponenten bzw. Dienstleistungen rechnen: EDI-System (Soft- und Hardware), Kosten für Kommunikationsdienstleister, Kosten für Wartung und Pflege des EDI-Systems und Personalkosten. Sie bilden den größten Posten für den Eigenbetrieb und hängen stark vom Umfang der Arbeiten ab, die durch das eigene Personal oder auch Fremdpersonal abgedeckt werden müssen. Das gilt für folgende Tätigkeiten: Vorbereitung, Schulung, Installation und Konfiguration, Operation der eigenen Hard- und Software, Analyse und Beseitigung von Fehlern im System (Hard- und Software, Datenaustausch), Erarbeitung, Änderung bzw. Anpassung der Konvertierungsprogramme, Parametrisierung des Systems durch neue oder geänderte Partneranbindungen und Vertretung (Urlaub, Krankheit usw.). Zu bedenken ist dabei auch, dass eigene EDI-Systeme nur dann wirtschaftlich sind, wenn sie über einen längeren Zeitraum leicht zu warten bzw. bedienen sind. Denn EDI-Nachrichten und die EDI-Syntax sind dynamisch und unterliegen daher laufender Anpassungen.

SHK-Westaflex: Was rechnet sich denn nun eher/besser?

Eichenbrenner: Die Entscheidung für ein EDI-Clearing-Center ist fast immer kostengünstiger, weil keine Investitionen in Soft- und Hardware (Konverter) bzw. Administration und Wartung, keine zusätzlichen Personalkosten, eine schnelle Einführung von EDI durch Experten gegeben ist, eine schnelle und sichere Teilnahme am EDI-Verfahren Realität ist und minimale Kosten, da die Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung erfolgt. Somit kann jedes Unternehmen von den Vorteilen des elektronischen Datenaustausches EDI profitieren, ohne dafür eigenes Know-how aufbauen und Ressourcen bereitstellen zu müssen.

SHK-Westaflex: Welche Standards wird es künftig geben, und welche Ergebnisse hat die ARGE Neue Medien in der Normierung in diesem Zusammenhang erzielt?

Eichenbrenner: Die EDI-Nachrichtenform EDIFACT mit dem Subset EDITEC.

Denn EDIFACT steht seit vielen Jahren als Synonym für den branchenübergreifenden internationalen EDI-Standard und hat sich als Datenaustauschformat weltweit durchgesetzt und die Anbindung weiterer EDI-Partner mittels EDIFACT gestaltet sich bei bereits vorhandenen EDIFACT-Implementierungen als relativ kostengünstig. Und EDITEC, denn dieses ist ein auf die Bedürfnisse des Sanitärgroßhandels und der SHK-Industrie zugeschnittenes Regelwerk. Da der Ursprung von EDITEC noch ein wenig theoretisch war und die praktische EDIFACT-Nutzung inzwischen neue Erfahrungen gebracht hat, haben sich ein Arbeitskreis der ARGE rund um EDITEC und Prozess-Optimierung gebildet. Diese Arbeitskreise und Expertengremien haben auf Basis der bisherigen Kenntnis und der praktischen Erfahrung der Teilnehmer, aus SHK-Handel und -Industrie, den EDITEC-Standard entscheidend ergänzt. Durch den pragmatischen Einsatz des neuen und aktuellen EDITEC-Standards werden die Prozesse schlanker, sicherer und effektiver. Dieses gilt nicht nur für die aktuellen EDIFACT-Anwender, sondern auch für die zukünftigen „EDIalisten“ in der Sanitärwirtschaft.

Ausgangssituation / Problemstellung

Trotz einer Vielzahl von Lösungen und Empfehlungen hinkt die elektronische Auftragsabwicklung und 

Auftrags- sowie Sendungsverfolgung noch weit hinter den technischen Möglichkeiten hinterher. Dies  

beruht zumeist auf heterogenen Lösungskomponenten, welche eine durchgängige Synchronisation 

von Material- und Informationsfluss gerade im Übergang zwischen Unternehmen erschweren.

So kennzeichnet zumeist der Lieferant seine Produkte und Versandeinheiten nach einem unternehmensinternen „Standard“.  Der Versand von EDI-gestützten Nachrichten stellt in diesem Kontext,  insbesondere bei Kleinstlieferanten, auch nicht die Regel dar. Somit ergeben sich auf Kundenseite  eine Vielzahl von Problemen bzw. Ineffizienzen. Beispiele hierfür sind:

+ Unklarer Inhalt von Versandeinheiten

+ Mehraufwand der Erfassung

+ Intransparenz bzgl. Verknüpfung von Auftrag und Lieferung 

+ Erhöhter Aufwand bspw. bei der Rechnungserstellung

+ Unzureichende elektronische Informationen bspw. der Stammdaten

+ manuelle Erfassung und Pflege

+ Mangelhafte Kennzeichnung von Produkt- und Versandeinheiten 

+ Umetikettierung zur internen Einlagerung

Zielsetzung

Im Rahmen des vom BMWi geförderten Forschungsprojektes WInD (Wandlungsfähige Produktionssysteme durch integrierte IT-Strukturen und dezentrale Produktionsplanung und -regelung) wurde diese Thematik mit verschiedenen Praxispartnern und Forschungseinrichtungen erörtert (Informationen zum Konsortium unter www.win-d.de). Die Diskussion mündete in der Absicht den Prozess sowie Möglichkeiten der standardisierten Kennzeichnung von Produkt- und Versandeinheiten in einer VDI-Richtlinie zu dokumentieren.

Ziel einer solchen Richtlinie ist es sowohl die Prozesse beim Lieferanten zu vereinheitlichen und somit 

effizienter zu gestalten, als auch die Aufwände beim Kunden bei der Vereinnahmung, als auch in der 

internen Logistik zu minimieren. Darüber hinaus ergeben sich durch die konsequente Anwendung 

einer solchen Systematik Potenziale über die gesamte Wertschöpfungskette. Ein überbetriebliches 

Tracking & Tracing könnte somit ebenso implementiert werden, wie eine detailliertere Planung und 

Steuerung von Produktions- und Logistikprozessen.

Lösungsansatz

Zur Hebung der geschilderten Potenziale bedarf es zweierlei Komponenten. Zum einen ist eine standardisierte Kennzeichnung der Produkt- und Versandeinheiten zwingend erforderlich. Um hier praxisnahe Lösungen zu implementieren und somit eine breite Akzeptanz in der Industrie zu erreichen, ist der Aufwand auf beiden Seiten so gering wie möglich zu halten. Eine standardisierte Dokumentation von Artikel- und Versandetiketten, die die Anforderungen der Industrie erfüllen, erscheint hier ein probates Mittel um diese Ziele zu erreichen. Darüber hinaus ist der Prozess, welcher sowohl die Kennzeichnung an sich, aber auch die Verwendung der ausgezeichneten Einheiten beim Lieferanten und beim Kunden sowie im überbetrieblichen Datenverkehr zu definieren. Die Verwendung automatischer Identifikationstechnologien (Barcode, DataMatrix oder RFID) erscheint hier ebenso gegeben, wie die klarschriftliche Kennzeichnung sowie die Nutzung in EDI-Nachrichten bspw. zur eindeutigen Übermittlung von Stammdaten zur weiteren Verwendung.

Notwendigkeit der Standardisierung

Die Standardisierung in einer VDI-Richtlinie hat aus Sicht der beteiligten Unternehmen und Forschungseinrichtungen einen hohen Stellenwert bzgl. Akzeptanz in der Industrie. Die Einschätzungen hinsichtlich Potenziale werden durchweg geteilt, jedoch erscheinen bestehende und bereits identifizierte Herausforderungen hinsichtlich Akzeptanz weiterhin als Hürde zur Optimierung der eigenen Prozesse. Somit erscheint die Dokumentation  einer „Prozess- und Gestaltungsempfehlung zur EDI-gestützten Anbindung von Lieferanten“  als sinnvoller  und notwendiger  Schritt zur Steigerung der Verbreitung und Akzeptanz standardisierter Lösungen im beschriebenen Kontext.