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Benutzerspezifische Werkzeuge

Wie das ostwestfälische Unternehmen Westaflex die Angebote des Web 2.0 nutzt

Soziale Netze werden für Unternehmen immer interessanter und erlauben dort neue Formen der Kommunikation. Diskussionsforen, Wikis, und Communities sowie Micro-Blogging-Dienste fördern die Kommunikation im Unternehmen und helfen, Wissen zugänglich zu machen. Nach außen fördern sie den Kontakt zum Kunden, der sich effizient informieren kann (Interview im Rahmen einer Bachelor-Arbeit).

Das Gütersloher Unternehmen Westaflex zählt zu den Marktführern auf dem Gebiet haustechnischer Produkte für die Luft-, Klima- und Abgastechnik. Das im Jahre 1933 gegründete Unternehmen gehört zu der weltweit tätigen Westa-Gruppe, die bereits in vierter Generation in Familienbesitz ist. Neben dem Westaflexwerk in Gütersloh wurden 1991 die Tochtergesellschaften ERO Edelstahl-Rohrtechnik sowie Carbonit Filtertechnik in Dambeck gegründet.

Westaflex hat sich die verschiedenen Möglichkeiten des Web 2.0 zu Nutze gemacht. An die Struktur des Mittelständlers wurden Anwendungen geknüpft, die es jedem Mitarbeiter ermöglichen, jederzeit Informationen zu bekommen und umkompliziert zu kommunizieren.

Mehrheitsgesellschafter und Allein-Geschäftsführer Dr. Peter Westerbarkey setzte bei der Einführung der neue Werkzeuge vor allem auf die Meinungen der Mitarbeiter. Die Masse an Möglichkeiten, die sich bietet, sollte auf ihre Wünsche angepasst werden. Die Schwierigkeit, die sich hieraus ergab, lag in der Umsetzung von den gängigen Web 2.0-Tools in ein sogenanntes Enterprise 2.0 – also interaktive Anwendungen für Betriebe. Eine geeignete Group Ware „von der Stange“ gab es noch nicht und so musste das Unternehmen in Eigenregie ein System entwickeln, das in dem ostwestfälischen Mittelstand zukunftsweisend ist.

Im Folgenden werden die einzelnen Tools und Anwendungen, die bei Westaflex Industries genutzt  werden, genauer betrachtet und erklärt.

  1. 1. Das Betriebssystem

Um die verschiedenen Web 2.0-Anwendungen richtig und effizient nutzen zu können, wurden im Jahr 2005 Änderungen am Betriebssystem des Unternehmens vorgenommen.

Das System stützt sich auf das Content-Management-System Plone und nutzt die Datenbank des Webanwendungsservers Zope. Diese Datenbank besitzt einen Adapter, der durch eine Verbindung mit dem IBM-Zentralserver DB2 (Debian) einen Zugriff auf schon abgelegte Informationen ermöglicht und eine wiederholte Eingabe, von beispielsweise Kundenadressen, nicht erforderlich macht.

In dem Schritt der Änderungen wurden die individuellen Home-Laufwerke abgeschafft, sodass es den Mitarbeitern nicht mehr möglich war, mit sogenannten Eigenarbeitslaufwerken zu arbeiten. Die Mitarbeiter haben weiterhin eine eigene E-Mail-Adresse – das Postfach wird allerdings von mehreren zu der Abteilung gehörenden Personen genutzt. 

Das neue System umging in weiten Teilen die klassische Textverarbeitung und erlaubte den Nutzern die abgespeicherten Dokumente zu verschlagworten (taggen), um das Wiederfinden zu vereinfachen. So werden die Daten in ein sogenanntes Formular eingetragen und teilweise automatisch (Meta-Tags wie Mitarbeitername und betreffende Abteilung), teilweise manuell mit Sachmerkmalen versehen.

Kein Dokument ist gegen das Editieren geschützt. Ein ständiges, dezentrales Aktualisieren ist so einfach möglich. 

Das Betriebssystem erleichtert das tägliche Arbeiten durch automatisch erscheinende „to do“-Listen und eine Erinnerungsfunktion (Reminder).

  1. 2. WestaPedia

Angelehnt an die Online-Enzyklopädie Wikipedia, wurde das Wissensnetzwerk des Unternehmens Westflex „WestaPedia“ genannt. Das System von Wikipedia wurde auf die Bedürfnisse eines mittelständischen Unternehmens angepasst. 

Die unternehmensweiten Daten werden nun zusammengetragen und übersichtlich aufbereitet. Ein schnelles Finden unter den Schlagworten ist höchste Priorität. „WestaPedia“ ist ein ganzheitliches System, das, zusätzlich zu der Funktion als Volltextsuchmaschine, auch Funktionen wie die Verknüpfungen mit dem Web 2.0-Terminkalender und dem Chat sowie die Möglichkeit der Erstellung von sogenannten „Post It“-Notizen bei der individuellen Systemanmeldung bietet. Die Interaktivität des Web 2.0 ist vor allem durch die Möglichkeit der Verlinkung gegeben.

Des Weiteren werden die Nutzer von „WestaPedia“ sechs Monate nach Erstellung eines Artikels per Eintrag auf der persönlichen „to do“-Liste daran erinnert, den Inhalt auf Aktualität zu überprüfen. So wird sichergestellt, dass alles Artikel im Netzwerk auch aktuell sind und alle zusätzlichen Informationen enthalten.

„WestaPedia“ wächst sehr schnell. Teilweise kommen pro Monat mehr als 5 Gigabyte an Informationen hinzu. Um unkontrolliertes Posten zu vermeiden, enthält „WestaPedia“ nur Projekte, die abteilungsübergreifend sind. Abteilungsinterne Daten bleiben in den betreffenden Abteilungsordnern.

„WestaPedia“ ist eine sehr effiziente Form der Wissenssicherung. Das erarbeitete Wissen des Unternehmens geht nicht verloren. Selbst wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, wird das Wissen nicht mitgenommen, sondern bleibt erhalten und kann weitergegeben werden. Auch altes Wissen behält, durch kontinuierliche Aktualisierung und Erweiterung, seinen Wert für das Unternehmen. 

  1. 3. WestaTwit

Angelehnt an das Micro-Blogging-System Twitter haben die Mitarbeiter von Westflex die Möglichkeit, Instant Messages zu verschicken. Die kurzen Nachrichten („Twits“), die für jeden angemeldeten Nutzer sichtbar sind, bestehen aus höchstens 140 Zeichen und erlauben eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation.

Um das Micro-Blogging den Anforderungen von Westaflex anzupassen, wurden unternehmensspezifische Funktionen ergänzt. Der Nutzer des Systems erhält, anders als bei Twitter, eine Lese-Bestätigung seiner Nachrichten. Außerdem hilft die Archivierungsfunktion den Informationsaustausch innerhalb eines Projekts nachvollziehbar zu machen.

Die Anwendung „WestaTwit“ hat den hausinternen E-Mail-Verkehr um 80 Prozent reduziert. Durch die Tatsache, dass die Kurznachrichten von jedem Mitarbeiter gelesen werden können, werden die verschiedenen Abteilungen enger vernetzt und der Kontakt zwischen den Mitarbeitern gefördert.

  1. 4. Newsroom

Der Newsroom von Westaflex ist offen zugänglich – der Nutzer muss sich nicht anmelden, bevor er auf die Website zugreifen kann. Der Newsroom enthält Beiträge vom Weblog, der von den Mitarbeitern von Westaflex geführt wird, Bilder von dem Fotodienst Flickr und ausgewählte Videos des Westaflex Youtube-Kanals.

Außerdem werden die neuesten Twitternachrichten angezeigt.

Der Newsroom ist ein interaktives Tool, das es Mitarbeitern erlaubt, durch Beiträge und die dazugehörigen Kommentare zu kommunizieren und zu publizieren, während Kunden und Partner des Unternehmens einen Eindruck der Unternehmenskultur bekommen. 

  1. 5. Spezifische Foren

Freizugängliche Diskussionsforen der verschiedenen Abteilungen von Westaflex bieten Raum für den Ideen- und Gedankenaustausch. In diesen Foren kann nicht nur Westaflex als Hersteller Beiträge schreiben, sondern auch Lieferanten, Mittler und Endkunden. Angelehnt an das Forum Romanum des antiken Roms, sollen die Diskussionsforen eine Plattform für Rückmeldungen, Anregungen und Austausch sein. Die technischen Möglichkeiten eines Forums im unternehmerischen Web 2.0 sind hier bei Weitem noch nicht ausgereizt, da sich die Interaktivität, die bei einer Diskussion entsteht, nicht entwickeln kann. Die statische Anordnung der Beiträge, die zum Teil wenig spezifisch archiviert werden, verhindert ein schnelles Finden von Diskussionen.

  1. 6. Communities

Westaflex ist auch Mitglied in den gängigen Sozialen Netzwerken. So ist das Unternehmen mit einer Präsenz bei Facebook, MySpace, Ning und Plaxo vertreten, die allesamt in erster Linie als sogenannte Landing Pages dienen, also den Nutzern die Hinweise auf die eigenen Angebote geben. 

Auf der Videoplattform YouTube bietet Westaflex einen eigenen Kanal an, über den Videos des Unternehmens angeboten werden. 

Der Artikel über das Unternehmen Westaflex in der Online-Enzyklopädie Wikipedia dient vor allem der Dokumentation der Firmengeschichte. Die Historie des Familienunternehmens geht nicht verloren und den Kunden sowie den potenziellen Mitarbeitern kann ein Eindruck über die Unternehmenskultur vermittelt werden. 

Der Account bei Twitter dient vor allem der Kundenbindung. Gleich auf der Startseite der Firmenwebsite wird ein Link („Folgen Sie uns“) angeboten, der zu dem Kurznachrichtendienst führt und die Möglichkeit bietet, die Twits von Westaflex zu abonnieren. 

 

Fazit

Westaflex Industries hat durch Erfahrungen mit verschiedenen Web 2.0-Anwendungen für sich herausgefunden, was der Unternehmenskultur dienlich ist. Die zum Teil engstirnigen und zu kurz angelegten Angebote, die das Internet bietet, lassen sich zwar in das Kommunikationssystem des Unternehmens einbinden, jedoch nicht einfach übernehmen. Das Anpassen der Anwendungen an die speziellen Anforderungen von Westaflex macht die Effizienz des Systems aus und sichert sich so ein Alleinstellungsmerkmal in der ostwestfälischen Unternehmenslandschaft.

Das Unternehmen hat durch eine einheitliche Lösung das Entstehen von sogenannten „Insellösungen“ der einzelnen Abteilungen verhindert und eine  vernetzte, kurze und effiziente Kommunikationsstruktur geschaffen. 

Zu den offenen Kanälen der Web 2.0-Anwendungen wird den Mitarbeitern auch die Nutzung von „geschlossenen Räumen“ innerhalb des Systems geboten, sodass Besprechungen, die die Abteilungen oder Projekte vorerst nicht verlassen sollen, virtuell geführt werden können. Trotz der Unterscheidung von den Teamlaufwerken der Abteilungen und dem übergreifenden Netzwerk „WestaPedia“, hat sich ein Zusammenwachsen des Wissens und der Informationen in dem Unternehmen eingestellt.

Der persönliche Kontakt zu den Mitarbeitern des Unternehmens wird, trotz umfangreicher virtueller Möglichkeiten, weiterhin aufrechterhalten. 

In Workshops wird zusammen mit den Mitarbeitern nach Lösungen und Konzepten gesucht, um das System stetig zu verbessern. 

Da die Einführung von interaktiven Anwendungen ein betrieblicher Vorschlag war und die Mehrheit der Mitarbeiter hinter einer Überarbeitung des Systems stand, bieten die regelmäßigen Schulungen die Möglichkeit, Verbesserungen im Sinne der Nutzer vorzunehmen. 

Vor allem das Wissensnetzwerk „WestaPedia“ und die Datensicherung in den Teamlaufwerken vereinfachen die Arbeitsabläufe im Unternehmen und den Informationszugriff und -austausch. 

Der Kundennutzen ist im Bereich des Web 2.0 schwer zu messen. Hier gilt es vor allem, breit aufgestellt verfügbar zu sein. 

Neben den Internetangeboten bietet Westaflex weiterhin, wenn auch in etwas geringeren Auflagezahlen, den Produkt- und Preiskatalog an. 

Die Neugierde der Kunden wird ausgenutzt und eine Möglichkeit der anonymen und somit unverbindlichen Informationsbeschaffung wird geboten. 

 

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