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Im Einkauf liegt dank EDI der Gewinn

Wer überleben will, wird ohne die EDIFACT-Technik für eine elektronische Beschaffung nicht mehr auskommen. Die Zeiten, als der Einkauf eine rein administrative Angelegenheit war, sind vielerorts vorbei. Drei Viertel der Unternehmen behandeln die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen inzwischen als strategische Funktion.

Wie effektiv Unternehmen sind, hängt davon ab, wie sie Einkauf und Auslieferung koordinieren. Logistik ist, wenn Dinge durch die Welt geschickt werden. Rein in den Laster, raus aus dem Laster. Dann hält der Transporteur die Hand auf und hat sein Geld verdient. Simpel eigentlich.

Wer so simpel denkt, ist schon unterwegs auf dem Weg in die Pleite. Weil er nichts begriffen hat. Nicht nachgedacht hat über Leerfahrten, über auf dem Hof herumstehende Lkw, über falsch ausgelieferte oder verspätete Warenlieferungen, über stundenlang auf Arbeit wartende Handwerker auf der Baustelle. Nicht darüber nachgedacht hat, was das alles kostet. Wie aber wird ein Unternehmen flexibel, ohne seine Größenvorteile zu verlieren? Westaflex hat darüber nachgedacht und schafft mehr mit weniger, das ist die Überraschung. Wehe, die entsprechenden Komponenten sind auf dem Markt nur teuer zu bekommen. Wehe, Stahl oder Alu ist knapp oder die Konkurrenz greift ebenfalls massenhaft zu. Dann wird mancher Auftrag zum Verlustgeschäft. Die Endpreise für die SHK-Einkaufsgruppen können später kaum noch nachverhandelt werden.

Selbst, wo Unternehmen über ausgefeilte Controllingsysteme verfügen, wird das Thema Einkaufscontrolling oft vernachlässigt. Vielfach gehört es zum Alltag, dass etwa die Marketingabteilung eine Agentur mit der Beschaffung von Druckvorlagen beauftragt oder die Ingenieure entscheiden, welcher Hersteller die neuen Bauteile liefern soll. Den Einkäuferinnen bleibt oft nur die Abwicklung der Bestellungen.

Vielleicht hat sich herumgesprochen, wie viel Kosten allein durch EDI eingespart werden können. Unsere Prozesskosten sanken bei A- und B-Gütern um durchschnittlich 15 Prozent, bei den C-Gütern im Schnitt sogar um 30 Prozent. Zugleich können die Warenpreise gedrückt werden: bei den A- und B-Gütern um rund fünf Prozent und bei C-Gütern um zehn Prozent. Die ganzheitliche Betrachtung aller Bestell-, Liefer- und Logistikprozesse stellt sicher, dass die Zusicherung, die einem Kunden zu Beginn bei der Auftragsannahme gemacht wird, am Ende bei der Auslieferung in Bezug auf Spezifikation, Qualität und Lieferzeit tatsächlich eingehalten wird. Eine immer wichtigere Rolle spielt dabei EDI Software, die hilft, komplexe Geflechte aus Bestellungen, Qualitätsanforderungen und zeitlichen Vorgaben zu bewältigen.

Reverse Auction, E-Procurement, E-Collaboration - mit Beginn des Internethypes pfiffen klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) die neuen Fremdworte nur so um die Ohren. Daher setzen sie weiterhin auf einen festen Lieferantenkreis und die alten Bestellpfade. Komplexer und globaler als je zuvor: Das Risiko, dass Lieferketten unterbrochen werden, ist damit gestiegen. Der Warenfluss wird immer komplexer. Teilweise minutengenau werden Rohstoffe, Zulieferteile oder Komplettanlagen rund um die Erde gesteuert. Wer überleben will, wird ohne die EDIFACT-Technik für eine elektronische Beschaffung nicht mehr auskommen. Die Zeiten, als der Einkauf eine rein administrative Angelegenheit war, sind vielerorts vorbei. Drei Viertel der Unternehmen behandeln die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen inzwischen als strategische Funktion. Westaflex zeigt beispielhaft, wie man die Beschaffung geschickt als Gewinntreiber nutzt.

In anderen Branchen ist es ähnlich. Auch im Maschinen- und Anlagenbau oder im Konsumgüterbereich müssen Hersteller sich der Herausforderung stellen, dass die Kunden von den Anbietern trotz einer globalisierten Produktpalette und hoher Variantenvielfalt Flexibilität erwarten.. Die Einkäufer verwalten wesentlich höhere Budgets als früher, und sie sind zunehmend auch für die Beschaffung sogenannter indirekter Güter zuständig, also Marketing- oder Beratungsdienstleistungen.

Die meisten KMU setzen beim Einkauf dieser Produkte noch auf Telefon, Fax und E-Mail. Aber auch hier schleichen sich langsam elektronische Verfahren ein.Die Einkäufer haben erkannt, dass die elektronische Beschaffung vor allem Zeit spart, die sie anderweitig nutzen können. "Wie zum Beispiel die gründliche Vorbereitung von größeren Bestellungen", sagt Westaflex. Wer mehr Zeit hat, kann einfach bessere Preise aushandeln. Denn mit generell sinkender Fertigungstiefe steigt die Bedeutung der Materialkosten für den Unternehmenserfolg noch weiter an. "Alle Aufträge müssen ja sonst immer wieder neu in die jeweiligen Computersysteme eingegeben und wieder bestätigt werden." Mithilfe einer engeren Zusammenarbeit, der sogenannte "E-Collaboration", kann man sich diese Eingaben sparen - und damit Zeit. E-Collaboration bietet noch einen Vorteil: Lieferanten und Unternehmen können ihre Informationen miteinander vernetzen, sodass die Lieferanten sehen, wann ein bestimmtes Produkt benötigt wird. Dass der Gewinn im Einkauf liegt, ist eine alte Kaufmannsweisheit : entsprechend können sie nämlich ihre eigenen Abläufe anpassen.

Indirect Procurement umfasst Auswahl, Einkauf und Management einer großen Palette an Produkten, die nicht Bestandteil der von den Unternehmen angebotenen Waren und Dienste sind. Dabei kann es sich um Büroartikel, aber auch um komplexe Dienstleistungen wie Druckaufträge, Werbung oder Zeitarbeitskräfte handeln. Die Umsetzung kann durch Application Service Provider (ASP) erfolgen, also externe Dienstleister, in den Firmen selbst oder durch spezielle Procurement Service Provider (PSP).

Direct Procurement/Supply Chain Management beinhaltet Organisation, Planung und Management der Beschaffungsprozesse und der Liefer-/Wertschöpfungsketten (Supply Chain Activities) - und zwar bezogen auf die Rohstoffe, Bauteile und Montagevorrichtungen, die zur Herstellung des unternehmerischen Endproduktes notwendig sind. Betroffen sind vor allem effizienzsteigernde Planungsprozesse und Optimierungslösungen (Advanced Planning and Optimization, APO) sowie die Logistik und der Einkauf der Unternehmen.

E-Sourcing bezieht sich auf die Identifizierung, die Bewertung, das Aushandeln und die Zusammenstellung von Produkten, Dienstleistungen und Anbietern wie Zulieferern - und zwar für beide Ebenen, also sowohl für indirekte als auch für direkte Güter und Dienstleistungen. Typische Verfahren des E-Sourcing sind das Einbinden der PSP (siehe Indirect Procurement), Auktionsverfahren und so genannte Market-Intelligence-Lösungen, die den Zugang zu wertvollen Informationsquellen im Internet ermöglichen. Hinter dem Begriff "Pure Plays" verbergen sich Outsourcing-Firmen, die sich ausschließlich dem Geschäftsfeld E-Sourcing widmen.

 

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