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Betriebliche Abläufe schneller

Die älteste Anwendung ist der Austausch von Rechnungsdaten. Bereits zu Beginn der achtziger Jahre durch die ITEK realisiert, nutzen heute besonders die EK-Verbände den Massendaten-Austausch. Eine Abwicklung ohne EDI wäre für Industrie und SHK-Handel heutzutage gar nicht mehr finanzierbar.

Die Geschäftsabwicklung zwischen Industrie und Handel hat sich in den letzten 25 Jahren wesentlich verändert. Vor etwa 20 Jahren war das Einkaufsverhalten – vor allem im SHK-Handel – dadurch gekennzeichnet, dass jährlich neue Artikel auf den Markt kamen, die vom Handel gemustert, ausgewählt und dann bestellt wurden, mit Lieferzeiten von 6 Wochen bis mehr als 2 Monaten. Die Industrie beschaffte auf Basis dieser Aufträge das Rohmaterial und fertigte die Waren. Nachaufträge über die vorgekaufte Menge hinaus konnten nur aufwändig geliefert werden, wenn die Serie beispielsweise erst auf der ISH neu vorgestellt wurde. Heute sind dagegen in vielen Waren- und Sortimentsbereichen der SHK-Branche regelmäßig kurzfristige Bestellungen möglich. Wesentlich verändert hat sich vor allem, dass die SHK-Industrie nicht erst auf vorliegende Aufträge wartet, um ihrerseits tätig zu werden.Dadurch werden Lieferzeiten kürzer, die folgenden Aufträge können an die Geschäftsentwicklung angepasst werden. Das Risiko der Warenbeschaffung sinkt für Industrie und Grosshandel, da durch regelmäßige Auftragserteilung oder -eingänge die Geschäftsentwicklung transparenter wird als durch die früher üblichen großen Intervalle und das papiergebundene Volumen zwischen zwei Aufträgen. Der EDI-Datenaustausch hilft dabei durch kontinuierliche Datenauswertung und Prognosemodelle.

Es ist daher gar nicht so schwer, für die Zukunft eine noch kontinuierliche Geschäftsabwicklung zwischen SHK-Industrie und SHK-Handel mit ständiger Beobachtung von Verbrauch und Bestand, durchlässig vorherzusagen. Dadurch können die Produktion bei der Industrie und die Transporte zum Handel noch besser auf die Absatz- und Bestandssituation im SHK-Handel angepasst und die Lieferzeit auf die eigentliche Zeit für den Transport verkürzt werden.

Untersucht man die Geschäftsbeziehung zwischen dem 3-stufigen Handel und seinen Lieferanten näher nach Vorgängen, findet man folgende grundsätzliche Vorgangsarten:

+ Anfragen nach Artikel, Preisen und Lieferzeiten

+ Angebot des Lieferanten, das bei seiner Annahme zur Stammdaten.Erfassung beim Handel führt

+ Bestellung

+ gegebenenfalls spätere Bestelländerung oder Stornierung

+ Auftragsbestätigung, die in vielen Routinefällen auch entfällt

+ Ankündigung der Lieferung mit Angabe der Warenbeschaffung

+ Lieferschein als Dokument, das der Lieferung beigefügt ist

+ Ankündigung der Lieferung durch den Spediteur

+ gegebenenfalls Mahnung/Erinnerung bei überfälliger Lieferung

+ Rechnung

+ Zahlungsanweisung

und anschließend ausschließlich auf Handelsseite

+ Lagerung eventuell in Form eines Kommissionslagers

+ Lagerabgang durch Lieferung in die Verkaufsfläche der Niederlassung

+ Verkauf an Handwerkskunden

Die Aufzählung lässt sich leicht um weitere Varianten ergänzen. Dabei eignen sich vorrangig die regelmäßig vorkommenden Hauptvorgangsarten wie Angebot, Bestellung, Lieferavis, Rechnung und bald auch Verkaufsmeldung für die elektronische Datenkommunikation zwischen Industrie und Handel. Für sie gibt es heute schon Standard-Beschreibungen und eingeführte Anwendungen, wie ARGE Stammdatenserver, EDITEC-Bestellung und -Lieferankündigung, Verbands-EDITEC Rechnung und bald auch SLSRPT-Marktdaten-Kommunikation.

Damit sind schon über 95 Prozent der Vorgänge abzudecken, die heute noch täglich Tausende von Mitarbeitern in SHK-Handel und Industrie teils manuell, teils schon mit Hilfe der EDI-Datenverarbeitung vollautomatisch bearbeitet werden, durch Schreiben oder Abschreiben/Eingeben in die EDV, Rechnen, Auswerten, Telefonieren oder Faxen und bedingt durch die Arbeistteilung auch vielfaches Transportieren der Informationen innerhalb des handels (Einkauf, Lager, Verkauf, Warensteuerung, Controlling). Inner- und überbetrieblicher elektronischer Datenaustausch kann diesen Aufwand wesentlich reduzieren, die Abläufe damit einfacher, schneller, sicherer, kostengünstiger und flexibler gestalten.

Neben den Beziehung zu seinen Lieferanten hat der SHK-Handel auch vielfältigen Geschäftsdatenaustausch mit anderen externen Partnern, wie Bank, Transporteur, Versicherung, Zoll, öffentliche Verwaltung und nicht zuletzt auch seinen Handwerks- und Industriekunden. Aufgabe ist es daher, Standardlösungen zu finden, die nicht nur von möglichst vielen Partnern der gleichen Geschäftsart, sondern auch über möglichst viele Geschäftsarten hinweg genutzt werden können. Die hohe Systemvernetzung kann so zu noch effektiveren Lösungen beitragen.

Heute ist der EDI-Datenaustausch in vielen Branchen eingeführt und nutzt Standards, die national oder international entwickelt wurden, wie etwa im Verband der Automobilindustrie VDA oder die Konsumgüterindustrie mit Sedas.

Alle diese Entwicklungen werden in EDIFACT (Electronic Data Interchange for Admninistration, Commerce and Transport) übergeben, eine EDI-Informations-Syntax mit weltweiter Gültigkeit, die von UN und EU gestützt wird. Der vollständige Name lautet daher UN/Edifact. Die Koordination für Westeuropa hat die EU-Kommission mit dem Tedis-Programm (Trade Electronic Data Interchange Systems) übernommen. Absprachen über den Dateninhalt werden weiterhin branchenbezogen getroffen, jedoch mindestens auf europäischer Ebene. Für den Datenaustausch zwischen Industrie und SHK-Handel hat die ARGE-Neue Medien die Federführung. Der Standard heißt EDITEC; insbesondere für alle wiederbeschaffbaren Sortimente.

Der Einsatz elektronischer Datenübermittlung betrifft nicht nur operative Steuerungsfunktionen innerhalb vorgegebener Strukturen, sondern vor allem die strategische Gestaltungsfunktion im Sinne einer grundlegenden Konfigurationsentscheidung. Dieses ist umso wichtiger, als nicht durch die Steuerung innerhalb gegebener Strukturen, sondern durch die Infragestellung dieser Strukturen und Einbeziehung neuer Technologien neue Lösungsansätze entstehen, die über die strategischen Wettbewerbsvorteile entscheiden.

Die Vorteile, die SHK-Industrie und der 3-stufige Grosshandel aus dem Datenaustausch ziehen, sind vor allem:

+ Beschleunigung der Geschäftsvorfälle

+ Sicherheit (sowohl in der Abwicklung als auch Vertraulichkeit)

+ Kosteneinsparung im Verwaltungs- und Logistikbereich

+ Qualitätsverbesserung als wichtige Marketing-Komponente

+ Bessere Information für alle Funktionsbereiche der Unternehmen

+ Höherer Marketingnutzen (durch mehrere Informationen und schnellere, intensivere Beziehungen mit Geschäftspartnern, vor allem den Kunden)

Dem gegenüber stehen Investitionskosten sowie die Notwendigkeit der organisatorischen Anpassung. Über die Ablauf-Organisation hinaus kommen mittelfristig auch veränderte Organisationsstrukturen in Betracht, etwa das Verschmelzen von Sortimentserstellung mittels eClass, Disposition und Lagerhaltung im Handel. Trotz dieses Aufwandes – der gleichzeitig auch Chancen bietet – schlägt die Waage aber eindeutig zugunsten geldwerter Vorteile aus. Die Kosteneinsparungen in Verwaltung und Lägern lassen sich in solche ersten und zweiten Grades gliedern. Einsparungen ersten Grades können durch schnellere Bearbeitungszeiten (durch zentrale Stammdaten-Erfassung bei einer Clearingstelle, Wegfall des Postversandes der Papierausdrucke für Bestellung, Lieferung sowie Abrechnung) erzielt werden. Mit dem Tempogewinn einher geht eine Reduzierung der Verwaltungsarbeit. Manuelle Eingaben, insbesondere Mehrfacheingaben bei den kommunizierenden Partnern, entfallen somit weitgehend.

Stärker ins Gewicht fallen im 3-stufigen Vertriebsweg die Einsparungen zweiten Grades. Die schnellere Abwicklung im Verwaltungsbereich ermöglicht auch eine kurzfristige Lieferung. Durch diese kürzeren Lieferzeiten können die notwendigen Lagerbestände reduziert werden. Hierdurch werden geringere Lagerflächen und reduzierte Kapitalbindung im SHK-Handel möglich. Durch Kryptographie lassen sich Anonymisierung, Vertraulichkeit und Datenintegrität sicherstellen; Authentizität kann beispielsweise durch elektronische Unterschriften gewährleistet werden. Schließlich sei noch ein sicherer Zahlungsverkehr durch Wegfall des Postversandes der Rechnungen erwähnt.

Ein weiterer Vorteil des elektronischen Datenaustausches ist der Informationsnutzen. Durch zentrale Artikeldaten-Erfassung liegen für alle Partner einheitliche und damit sichere Artikelinformationen vor. Auch ist eine schnelle Abverkaufsdaten-Information bald als SLSRPT (Sales Report), und zwar nicht nur der eigenen Abverkäufe. Marktforschungs-Institute wie GfK stellen auf dieser Basis verdichtete Marktdaten zur Verfügung. Aus dem Abgleich der eigenen Daten mit denen des Marktes und des Kaufkraft-Index, ergeben sich wertvolle Hinweise auf eigene Stärken/Schwächen und somit zukünftige Potentiale, um auf die Marktdynamik „just in time“ reagieren zu können. Außerdem bieten Artikel-Informationen wie Kalkulation, Abmessungen und Gewicht aus dem ARGE Server – die Basis für weitergehende Verkaufs- und Logistik-Steuerungs-Systeme, um Verkaufs- und Lagerflächen optimieren zu können. Die vor allem im SHK- und HKL-Güterbereich eingesetzten Systeme der Direkten Produkt-Rentabilität und der Stellplatz-Optimierung unterstützen den Anwender bei der Allokation der Regalplatzfläche nach Ertragsgesichtspunkten – eine zentrale Fragestellung angesichts des Engpassfaktors Fläche und geringer Renditen in dem genannten Sortiment. Schließlich bietet der elektronische Datenaustausch auch einen höheren Marketingnutzen. Ein wesentlich schnellere Time-to-Market, besserer Kundenservice durch schnellere Lieferung und eine intensivere Beziehung zu allen Geschäftspartnern, insbesondere den Lieferanten, seien hier genannt. Die Schnelligkeit der Abwicklung und die besseren Informationen bilden hierfür eine notwendige, aber nicht hinreichende Voraussetzung. Denn neben den Systemen bilden die Mitarbeiter einen weiteren schwer kopierbaren Erfolgsfaktor.

Der elektronische Datenaustausch mit seinen internationalen Standards wird angesichts der zunehmenden Verflechtung im Welthandel und der Erweiterung des EU-Binnenmarktes weiterhin stark an Bedeutung gewinnen. Trotzdem gibt es noch hohes Entwicklungspotential, da lediglich 12 Prozent der deutschen Unternehmen umfassenden Datenaustausch mit ihren Zulieferern praktizieren, vor allem die Automobilindustrie.

In der SHK-Branche laufen zur Zeit vier Projekte auf Basis von EDI, - von RFID bis Retourenabwicklung - allesamt wichtige Bausteine des Gesamtprojektes elektronischer Datenaustausch. Daneben ist dies das SHK-Branchenportal, wo die Hersteller ihre Artikelinformationen (Identnummer, Gewicht, Abmessungen, Steuersätze) in standardisierter Form kostenlos zur Verfügung stellen – in Form einer europaweiten Artikeldatei mit Partnern beispielsweise in Italien, Österreich und der Schweiz. Damit ist eine für alle beteiligten Unternehmen im 3-stufigen Vertriebsweg einheitliche Datengrundlage geschaffen.

Ein weiterer Bestandteil sind die EDIFACT-Bestelldaten, die auch das Senden von Lieferdaten ermöglichen. Dadurch, dass der Lieferschein als elektronische Form zugesandt wird, sind die Lieferinformationen zeitlich vor dem physischen Wareneingang beim Warenempfänger verfügbar. Herzstück dieses Verfahrens ist die international gültige GLN (früher ILN).


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