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EDI Rechnung richtig nutzen

Allgemein wird häufig behauptet, dass digitale Signaturen nur zeitlich begrenzt gültig wären. Konkretisiert wird diese Aussage mit dem Signaturgesetz, welches eine Gültigkeit von 5 Jahren beschreibt. Die im Signaturgesetz genannten 5 Jahre beziehen sich auf die Verpflichtung der Trust Center die Zertifikatdaten zur eventuellen Prüfung vorzuhalten. In Deutschland gibt es aber fast nur „akkreditierte“ Trust Center, welche die Daten 30 Jahre vorhalten müssen. Beide Fristen beginnen mit Ablauf des Zertifikats, so dass die Prüfung bis zu 8 bzw. 33 Jahre möglich ist.

Das kennen wir alle – Rechnungen, die uns als PDF oder Daten in einer E-Mail erreichen oder die wir uns selbst im Internet ausdrucken müssen, da die Geldabbuchung direkt über unsere Kreditkarte erfolgt. Elektronische Rechnungen sind im Zeitalter des Electronic-Business mehr als nur zeitgemäß. Der Versender spart an Aufwand und Kosten. Für alle betroffenen Unternehmen ist dieses ein weiterer Schritt in Richtung papierlose Verarbeitung von Geschäftsdokumenten. Steigende Kosten werden durch effizientere und schlankere Verwaltungsprozesse reduziert. Die Rechtsvorschriften zum Einsatz der elektronischen Signatur in Deutschland gehören dabei (leider) zu den am meisten regulierten innerhalb der EU.

Im Bereich von großen bis mittelgroßen Unternehmen ist der elektronische Datenaustausch seit Jahrzehnten in Benutzung. Durch die vielfältigen Varianten des EDI (electronic data interchange) und speziell EDIFACT konnten bereits große Einsparpotentiale ausgenutzt werden. Besonders wichtig ist, dass alle Rechnungen und Gutschriften (Format INVOIC) gemäß §§ 14, 14a UStG n.F., die keine Kleinbetragsrechnungen darstellen, gesetzliche Rechnungsinhalte enthalten müssen.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) in Eschborn bieten einen für eBilling relevanten Leitfaden an, der Unternehmen die grundlegenden Informationen zum Thema elektronischer Rechnungsaustausch in die Hand gibt. Der Leitfaden ist in Papierform bestellbar und verschafft einen guten Überblick über das Thema.
Beschreibung des AWV:
“Jährlich versenden deutsche Unternehmen über 6 Milliarden Rechnungen. Dabei geht der Trend eindeutig in Richtung elektronischer Rechnungsaustausch. Vier von fünf Unternehmen nennen dabei Kostenvorteile als entscheidenden Grund für diesen Wechsel des Mediums für Rechnungen, denn es entfallen die Aufwendungen für Druck, Distribution und Porto. Dieser Leitfaden zeigt auf, welche umsatzsteuerrechtlichen Rahmenbedingungen beim Wechsel zur elektronischen Abrechung beachtet werden müssen und welche technischen und organisatorischen Lösungen verfügbar und einsetzbar sind. Darüber hinaus gibt er Hinweise auf die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechnungsaustausch?

EDIFACT ist der umfassendste und weltweit gebräuchlichste Standard, um strukturierten Nachrichten zwischen Anwendungssystemen unterschiedlicher Institutionen auszutauschen und wird unter anderem in der Form INVOIC - auch zum Versand von Rechnungen (invoice message) genutzt. Somit sind die elektronisch übermittelten Rechnungen entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder in Verbindung mit dem Mailbox X.400 Dienst vorsteuerabzugsbrechtigt!

Liegt eine Rechnung im Sinne des § 14 des Umsatzsteuergesetzes vor, kann diese auch elektronisch übermittelt werden. Ihre Echtheit muss dann aber durch eine qualifizierte elektronische Signatur und GoBS-konforme Aufbewahrung überprüfbar sein. Mit der Umsetzung der europäischen Richtlinien (Rechnungsrichtlinie) und der Rechtsprechung des europäischen Gerichtshofes und des Bundesfinanzhofes (BFH) zum unrichtigen und unberechtigten Steuerausweis durch das zweite Gesetz zur Änderung steuerlicher Vorschriften sind hier die Grundlagen für den elektronischen Rechnungsverkehr gelegt.

So muss auch bei einer vollständig elektronischen Abwicklung und einem elektronischen Rechnungsaustausch mittels EDIFACT eine elektronisch signierte Rechnung vorliegen, um eine konforme Rechnung nach dem UStG vorliegen zu haben. Erst dann kann ein Vorsteuerabzug für die übermittelten Beträge in Anspruch genommen werden. Sowohl für die Papierrechnung, als auch für die elektronische Rechnung gelten die gleichen Pflichtangaben.

 

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